Dear PEN Centres, I am very happy to announce the opening of registration for the 86th PEN International Congress. This will be our first ever digital Congress in 99 years, and it also marks the beginning of our one-year journey toward our Centenary in 2021. The 86th PEN International Congress is set to take place on 2‒6 November 2020, with the theme “FREEDOM OF EXPRESSION IN THE TIME OF PANDEMIC.” 2020 has been a challenging year both for freedom of expression as well as freedom of participation. The worldwide COVID-19 pandemic has locked borders, restricted travel, and limited mobility. Nevertheless, PEN International and all our Centres have successfully engaged in a variety of online activities ‒ from webinars and poetry readings, to various Committee meetings. The Board of PEN International and the Secretariat team have worked for many months to make this 86th Congress happen. HOW IT WILL WORK Congress 2020 is similar in many ways to our previous congresses, but there are some specific differences. The first part of the digital Congress is the Assembly: You can register using the following link: REGISTER FOR ANNUAL CONGRESS 2020. This is a registration for the resource platform that will host all the relevant reports, election materials and information, presentations of new Centres, the In Memoriam section, and more. The platform is available at ANY TIME beginning 2 November at 9:00 am GMT until 6 November at 6:00 pm GMT (London time). During this period, you may access any number of sessions, read reports, ask questions in the chat, download documents, share public information on social media and cast your vote. There is no need to reserve any specific time to do this ‒ you can visit the Congress/Assembly materials whenever it suits you. All the materials will be available in three official languages: English, French, and Spanish. The second part of the Congress is the WiPC meeting: This will be live. The Writers in Prison Committee meets during the same week, using the Zoom meeting platform. To participate in the meeting, you need to reserve time for it: 1:00pm – 4:00 pm GMT (London time) on 4 November and also on 5 November 2020 (Wednesday and Thursday). To register for this meeting, please click the following link: REGISTRATION FOR WiPC MEETING 2020. The working language for the Meeting will be English only. We apologise for any inconvenience this will cause. Please register for both parts before 20 October 2020. No late registrations will be allowed. All other Committee meetings have taken place online before the Congress. ELECTIONS Please note that this year, the elections will be held ONLY ONLINE, and we will not be accepting any Proxy or Postal votes. You have already received all the candidates’ details in advance, but will be receiving them again as part of your Delegate's Pack, which will be shared with you a week before the Congress. In addition, the presentations of all proposed candidates plus further voting details will also be part of the Congress website (accessible on 2‒6 November 2020). Please remember that each Centre will be provided with a unique password for voting. You can submit it only once, after voting in all the categories. The anonymity of the voting process will be guaranteed ‒ the Search Committee will only be able to see the results and number of votes, but not who casts each vote. Please make sure you vote as soon as possible during the week of Congress, rather than waiting for the last minute, in case you encounter any technical difficulties and require technical support. Make sure that you have agreed on who will be the voting delegate from your Centre (each Centre that is eligible to vote has one vote, but there are no limitations on the number of Congress delegates per Centre). Special technical support will be available throughout the entire Congress week; details will be provided as we come closer to the event. In case you encounter any problems, be they technical, logistical, etc., please get in contact with the Congresses, Committees and New Centres Coordinator (Olha.Mukha@pen-international.org) and with the Search Committee (searchcommittee@pen-international.org). IN MEMORIAM Each Congress is a time to remember and reflect on the lives of those PEN members we have said goodbye to in the past year. To remember and celebrate the lives and contributions of those PEN members who have passed away since the last Congress, please do send us a name and a two-line biography of their work and involvement with PEN. Kindly write to Maura Sanchez (maura.sanchez@pen-international.org) by 20 October 2020. MATCHING CENTRES On the eve on the Centenary of PEN we are inviting our PEN Centres to take part in a Centre matching pilot project. Centres who sign up will be randomly matched with another Centre, so that they can make plans and work together. It's up to the Centres themselves what they want to do ‒ organise a mutual translation project, introduce banned books to each other, have a common event of reading poems of writers in prison, or organise a united freedom of expression campaign. The word is your oyster. CENTRE DUES Voting is a way for your Centre to have an influence on the direction of the work of PEN International, so it is important to ensure your Centre is eligible to vote. Please be reminded that Centres are only eligible to vote if they have paid their membership dues up to 2019. The deadline for payment of dues is 20 October 2020. If you have yet to pay your dues or require further information regarding making a payment, please contact Sandrine Fameni (sandrine.fameni@pen-international.org). I look forward to having conversations, debates, and exchanges, and hearing more about your Centre activities over the past year—as well as your plans for the future. With best wishes, Kätlin Kaldmaa, International Secretary ********************************************************************* Estimados Centros PEN: Me complace anunciar el inicio de la inscripción para el 86 Congreso de PEN International. Será nuestro primer congreso digital en 99 años, y también marca el comienzo de nuestro viaje de un año hacia nuestro centenario en 2021. El 86º Congreso de PEN International se celebrará del 2 al 6 de noviembre de 2020, con el tema «LIBERTAD DE EXPRESIÓN EN TIEMPOS DE PANDEMIA». 2020 ha sido un año difícil tanto para la libertad de expresión como para la libertad de participación. La pandemia mundial de COVID-19 ha cerrado fronteras, ha restringido los desplazamientos y ha limitado la movilidad. No obstante, PEN International y todos nuestros Centros han realizado con éxito varias actividades online: desde seminarios virtuales y lecturas de poesía a varias reuniones de comités. La junta de PEN International y el equipo de la Secretaría llevan trabajando muchos meses para que se celebre este 86º Congreso. CÓMO FUNCIONARÁ El Congreso de 2020 será similar en muchos aspectos a nuestros congresos anteriores, pero hay ciertas diferencias. La primera parte del congreso digital es la Asamblea: Pueden inscribirse mediante el siguiente enlace: INSCRIPCIÓN PARA EL CONGRESO ANUAL 2020. Esta es la inscripción para la plataforma digital que albergará todos los informes pertinentes, materiales e información para la elección, presentaciones de los nuevos Centros y la sección In Memoriam, entre otras. La plataforma estará disponible EN CUALQUIER MOMENTO desde las 9.00h del 2 de noviembre hasta las 18.00h del 6 de noviembre (hora de Londres). Durante este periodo, podrán acceder a todas las sesiones – tantas veces como deseen –, leer informes, realizar preguntas en el chat, descargar documentos, compartir información pública en redes sociales y emitir sus votos. No es necesario reservar ninguna hora para hacerlo ‒ pueden visitar los materiales del Congreso/Asamblea cuando más les convenga. Todos los materiales estarán disponibles en los tres idiomas oficiales: inglés, francés y español. La segunda parte del congreso es la reunión del Comité de Escritores Encarcelados (WiPC): Esta se realizará en vivo. El Comité de Escritores Encarcelados se reunirá durante la misma semana, mediante la plataforma de reuniones Zoom. Para participar en la reunión será necesario que reserve la hora: de 13.00h a 16.00h (hora de Londres) los días 4 y 5 de noviembre de 2020 (miércoles y jueves). Para inscribirse en esta reunión, hagan clic en el siguiente enlace: INSCRIPCIÓN PARA LA REUNIÓN DEL WiPC 2020. El idioma de trabajo de la reunión será inglés exclusivamente. Pedimos disculpas por cualquier inconveniente que esto pueda causar. Inscríbanse en ambas secciones antes del 20 de octubre de 2020. No se permitirá ninguna inscripción fuera del plazo. Las reuniones de los otros Comités se han celebrado online antes del Congreso. ELECCIONES Tengan en cuenta que este año, las elecciones se celebrarán SOLAMENTE EN LÍNEA, y no se aceptarán votos postales o por poderes. Ya han recibido los datos de todos los candidatos por adelantado, pero volverán a recibirlos como parte de su Paquete para Delegados, que se les enviará una semana antes del Congreso. Asimismo, encontrarán en el sitio web del Congreso las presentaciones de todos los candidatos propuestos y más información sobre las votaciones (accesible del 2 al 6 de noviembre de 2020). Recuerde que cada Centro recibirá una contraseña única para el voto. Solo podrán enviarla una vez, tras haber votado por cada una de las categorías. Se garantiza el anonimato del proceso de elección ‒el Comité de Búsqueda solo podrá ver los resultados y el número de votos, pero no quien ha emitido cada voto. Asegúrense de votar tan pronto como puedan durante la semana del Congreso, en lugar de esperar al último minuto, por si tuvieran dificultades técnicas y precisasen asistencia. Asegúrense de haber acordado quién será el delegado para la votación de su Centro (cada Centro con derecho a voto tiene solo un voto por posición, pero no hay límite en el número de delegados que pueden “asistir” al Congreso por Centro). Recuerden que habrá también disponible asistencia técnica especial durante toda la semana del Congreso; a medida que nos acerquemos al evento se proporcionarán más detalles. Si tienen algún problema, ya sea de índole técnica, logística, etc., pónganse en contacto con la Coordinadora de Congresos, Comités y Nuevos Centros (Olha.Mukha@pen-international.org) y con el Comité de Búsqueda (searchcommittee@pen-international.org). IN MEMORIAM Cada Congreso es también un momento para recordar y reflexionar sobre las vidas de aquellos miembros de PEN a los que hemos dicho adiós en el pasado año. Para recordar y celebrar la vidas y contribuciones de los miembros de PEN que han fallecido desde el último Congreso, envíenos un nombre y una biografía de dos líneas sobre su trabajo e implicación con PEN. Por favor, envíenselo a Maura Sanchez (maura.sanchez@pen-international.org) antes del 20 de octubre de 2020. EMPAREJAMIENTO DE CENTROS En vísperas del Centenario de PEN, invitamos también a nuestros Centros PEN a que participen en un proyecto piloto de emparejamiento de centros. Los centros que participen se emparejarán con otros, para que así puedan planificar y trabajar juntos. Dependerá de los propios Centros lo que deseen hacer: organizar un proyecto de traducción mutuo, presentarse libros prohibidos entre sí, celebrar un evento común de lectura de poemas de escritores encarcelados u organizar una campaña conjunta por la libertad de expresión. La palabra está a sus pies! CUOTAS DE LOS CENTROS La votación es una forma en la que su Centro puede influir en la dirección del trabajo de PEN International, por lo que es importante asegurarse de que su Centro puede votar. Recuerden que los Centros solo tendrán derecho a voto si han pagado sus cuotas de filiación hasta 2019. El plazo límite para el pago de las cuotas será el 20 de octubre de 2020. Si aún no han pagado sus cuotas o necesitan más información sobre cómo se realiza el pago, comuníquense con Sandrine Fameni (sandrine.fameni@pen-international.org). Estoy deseando mantener conversaciones, debates e intercambios, con todos ustedes y saber más sobre las actividades de sus Centros durante el año pasado, así como sus planes para el futuro. Con mis mejores deseos, Kätlin Kaldmaa, Secretaria Internacional *************************************************************************** Chers centres PEN, J’ai le plaisir de vous annoncer l’ouverture des inscriptions pour le 86e Congrès de PEN International. Il s’agira du premier Congrès numérique de nos 99 ans d’existence, et il marquera le début d’une année de cheminement vers notre centenaire en 2021. Le 86e Congrès de PEN International se déroulera du 2 au 6 novembre 2020, avec le thème « LA LIBERTÉ D’EXPRESSION À L’HEURE DE LA PANDÉMIE ». 2020 s’est avérée une année difficile tant pour la liberté d’expression que pour la liberté de participation. La pandémie mondiale de COVID-19 a fermé les frontières, et a limité les déplacements ainsi que la mobilité. Néanmoins, PEN International et tous nos centres ont entrepris avec succès diverses activités en ligne, qu’il s’agisse de webinaires, de lecture de poésie, ou de réunions de comités. Le Conseil d’administration de PEN International et l’équipe du Secrétariat ont œuvré durant de nombreux mois pour que ce 86e Congrès puisse voir le jour. FONCTIONNEMENT PRÉVU Le Congrès 2020 présente de nombreuses similitudes avec nos congrès précédents, mais aussi des différences spécifiques. La première partie du Congrès numérique est l’Assemblée : Vous pouvez vous inscrire en cliquant sur le lien suivant : S’INSCRIRE AU CONGRÈS ANNUEL 2020. Il s’agit d’une inscription à la plateforme de ressources où seront rassemblés les rapports pertinents, la documentation relative aux élections, ainsi que des informations, des présentations de nouveaux centres, et la section In Memoriam, entre autres. La plateforme sera accessible SANS INTERRUPTION à partir du 2 novembre à 9 h 00 GMT jusqu’au 6 novembre à 18 h 00 GMT (heure de Londres). Au cours de cette période, vous pourrez accéder à toutes les séances de votre choix, lire des rapports, poser des questions sur le chat, télécharger des documents, partager des informations d’ordre public sur les réseaux sociaux, et voter. Il n’est pas nécessaire de réserver d’horaire spécifique. Vous pouvez consulter la documentation du Congrès / de l’Assemblée à votre convenance. Tous les documents seront disponibles aux trois langues officielles : anglais, français, espagnol. La deuxième partie du Congrès est la réunion du Comité des Écrivains en Prison (WiPC) : Elle se déroulera en direct. Le Comité des Écrivains en Prison se réunira la même semaine, par le biais de la plateforme de réunion Zoom. Pour participer à la réunion, vous devez réserver : 13 h 00 - 16 h 00 GMT (heure de Londres) le 4 novembre, ainsi que le 5 novembre 2020 (mercredi et jeudi). Pour vous inscrire à cette réunion, veuillez cliquer sur le lien suivant : INSCRIPTION À LA RÉUNION DU COMITÉ DES ÉCRIVAINS EN PRISONS 2020. La langue de travail pour cette réunion sera uniquement l’anglais. Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour tout désagrément. Merci de bien vouloir vous inscrire aux deux parties avant le 20 octobre 2020. Aucune inscription tardive ne sera acceptée. Toutes les autres réunions de comité ont eu lieu avant le Congrès. ÉLECTIONS Veuillez noter que, dans la mesure où les élections de cette année se tiendront UNIQUEMENT EN LIGNE, nous n’accepterons aucun vote par courrier ni par procuration. Toutes les informations sur les candidats vous ont été envoyées à l’avance, mais vous les recevrez à nouveau dans votre pack de délégué, qui vous sera adressé une semaine avant le Congrès. En outre, les présentations de tous les candidats proposés, ainsi que des informations de vote supplémentaires seront incluses sur le site Internet du Congrès (accessible du 2 au 6 novembre 2020). Nous vous rappelons que chaque Centre recevra un mot de passe unique pour le vote. Vous ne pourrez l’utiliser qu’une seule fois, après avoir voté dans toutes les catégories. L’anonymat du processus de vote sera garanti : le Comité de Recherche sera en mesure de voir les résultats et le nombre de voix, mais pas le nom des votants. Veuillez-vous assurer de voter dès que possible plutôt qu’à la dernière minute lors de la semaine du Congrès, au cas où vous rencontreriez des difficultés techniques nécessitant d’assistance. Veuillez-vous assurer d’avoir désigné le délégué votant de votre centre (chaque centre habilité à voter dispose d’une voix, mais le nombre de délégués des congrès pour chaque centre n’est pas limité). De l’assistance technique spécifique sera disponible tout au long de la semaine de Congrès. Vous recevrez des informations supplémentaires peu avant l’événement. Si vous rencontrez le moindre problème, d’ordre technique, logistique ou autre, veuillez contacter notre coordinatrice des congrès, comités et nouveaux centres (Olha.Mukha@pen-international.org), ainsi que le Comité de Recherche (searchcommittee@pen-international.org). IN MEMORIAM Chaque Congrès est aussi l’occasion d’honorer la mémoire des membres de la communauté PEN qui nous ont quittés au cours des douze derniers mois. À cet effet nous vous demandons de nous transmettre leurs noms ainsi qu’une biographie de deux lignes résumant leur parcours et leurs actions au sein de PEN. Merci de bien vouloir contacter Maura Sanchez (maura.sanchez@pen-international.org) avant le 20 octobre 2020. APPAIRAGE DE CENTRES À la veille du centenaire de PEN, nous invitons nos centres à participer à un projet pilote d’appairage de centres. Les centres qui s’inscriront seront associés à un autre centre, afin qu’ils puissent mettre en commun leurs projets et travaux. Les centres sont libres de choisir ce qu’ils souhaitent faire : mener un projet mutuel de traduction, échanger des livres censurés, organiser en commun des lectures de poèmes d’écrivains en prison ou une campagne de lutte pour la liberté d’expression. Le mot vous appartient ! ÉCHÉANCES DE COTISATIONS Le vote permet à votre centre d’exercer une influence sur la direction des activités de PEN International. Il est donc important de garantir que votre centre a le droit de voter. Nous vous rappelons que seuls les centres à jour de leurs cotisations jusqu’à 2019 ont le droit de voter. L’échéance de paiement des cotisations est le 20 octobre 2020. Si vous ne vous êtes pas encore acquittés de vos cotisations, ou que vous souhaitez obtenir plus d’informations sur leur règlement, merci de contacter Sandrine Fameni (sandrine.fameni@pen-international.org). Je me réjouis à l’idée de bientôt pouvoir converser, débattre et échanger avec vous, ainsi que d’en savoir plus sur les activités entreprises par votre centre depuis un an, et ses projets d’avenir. Avec mes meilleures salutations,
Kätlin Kaldmaa, Secrétaire international
Olha Mukha Chargée des Congrès, des Comités et des Centres / Encargada de Congresos, Comités y Centros / Congresses, Committees and New Centres Coordinator / PEN International| t. +44 (0)20 7405 0338 | e. Twitter | Facebook | www.pen-international.org | Support PEN’s work